就活

就活メールの正しい送り方!【件名や本文の記載方法を徹底解説】

 

就活時の主な連絡手段はメール。

 

普段、LINEを使っているのでメールの正しい使い方が分からないという方、多いのではないのでしょうか?

 

メールアドレスの登録から件名、本文などなど...色々なサイトを見ているけどどれが正しいの!?

 

というような疑問に答えていきたいと思います。

 

本記事のテーマ

就活メールの正しい送り方!【件名や本文の記載方法を徹底解説】

 

記事の信頼性

本記事の執筆をしている僕の主な内定先は大手総合商社・メガバンクです。就活を通して数々の面接・筆記試験を突破し自分よりも高学歴の就活生に勝利してきました。

 

就活塾で外資系コンサルティング出身の鬼就活講師から指導された経験もあり、そこで学んだ知識も含めれば他の就活生には負けません。

 

就活生の読者さんへのメッセージ

本記事では、就活生の連絡手段であるメールについてどのように使用方法が正しいのか分からない就活生に向けて記事を執筆しています。メール1つの使い方で、企業への印象も変わってくるので注意したいポイントです。僕の就活の経験を踏まえて分かりやすく解説をしていきますので参考にしてみてください。

 

本記事を読んで頂ければ「就活のメールの正しい使い方」を学ぶことができます。

 

それでは本記事の内容に入っていきましょう。

 

 

グループディスカッションの必勝法を知りたい方はこちらで解説しています。

就活グループディスカッション対策!【流れとコツを全て無料で公開】

続きを見る

メールを使う場面

 

これから就活を始める皆さんに向けてメールを使う場面を分かりやすく解説していきます。

 

メールを使う場面としては下記2つがメインとなります。それ以外には就活サイトの登録用としてメールアドレスを使用する事があります。

 

1 OBOG訪問の依

2 企業への選考等に関する質問

 

基本的には学校外の関係者と連絡を取る手段となるので失礼な就活生だな、と思われないようなメールを送信する事がポイントとなってきます。メールの本文次第ではOBOG訪問のアポイントの可否が決定する場合もあるので適切なメールの利用方法を学びましょう。また、就活生のうちにメールの使い方を覚えてしまうと実際に社会人になった後でも活きてきます。

 

ここからが大切なのですが、謝罪やお詫び以外には基本的にメールで連絡をしましょう。なぜなら、皆さんがメールをする企業関係者は日中仕事をしています。これは僕が社会人になってからも感じた事ですが、いちいち電話で連絡をされても実際は忙しくて連絡をとることが難しいです。

 

また、OBOG訪問の日程決めも電話であるとその場でOBOGは電話の内容をメモしなければなりません。電話の方が一見丁寧に見えますが、相手のへの配慮としてメールの方が適切な場面もあるということを覚えておき、適切な使い分けをしましょう。

 

ポイント

・メールはOBOG訪問の約束や企業への質問に利用する!

・電話よりもメールの方が相手への配慮となる事がある!

 

メールを使用するための3つの準備

 

では、ここからは就活でメールを利用するための3つの準備をしていきたいと思います。メールを利用する上で大切な事となる3つを厳選したので最低限これだけは確認、設定を行いましょう。

 

【準備1】メールアドレスの作成

まずは就活用のメールアドレスを作成です。就活関連の連絡や、サイトの登録はこのアドレスで行なっておくとメールボックスがめちゃくちゃになる事はありませんので面倒臭がらず新しいものを作成しましょう。

 

メールアドレスを作成するサイトはどこでも良いと思いますが僕のおすすめはGmailです。無料で登録することができるので変に迷わずサッとアカウントを作成しましょう。

 

その際にメールアドレスを決定しなければならないのですが無難なものにしましょう。就活以外では利用しないので個人的な趣味を盛り込んだメールアドレスにすると送信した相手に「変な就活生」と思われてしまう可能性があります。量産型の就活生にはなってほしくないですが、メールアドレスに個性は要らないのです。

 

実際に僕が利用していたアドレスはこんな感じです。

 

taro.yamada@gmail.com

 

すでに同じ名前でアカウントが登録されていた場合は登録ができないのでその際は大学名等を入れておけば良いです。

 

ポイント

・就活用のメールアドレスを新規で作成しよう!

・シンプルなメールアドレスにしよう!

 

【準備2】署名の設定

メールの署名とは、メールの文末に送信者の名前や所属、連絡先等の情報を載せて送信者が「どこの誰なのか?」を相手に伝えるために用いるものです。

 

就活生が署名に入れる必要な情報は下記にまとめますので確認して下さい。

・名前

・学校

・学部学

・学

・電話番

メールアドレス

部活等(体育会等に所属している場合)

 

この情報が署名に記載されていれば問題ありません。もし、体育会等の部活動に入部している場合は惜しみなくその名前を挿入して一目でどのような人間なのかを分かりやすくしましょう。(サークルは書かないで下さい)あとは必要な情報を完結に署名としてメールの文末に挿入するだけです。

 

また、僕が実際に署名として使っていたテンプレートはこんな感じですので真似して頂いてOKです。

---------------------------------
山田 太郎(Taro Yamada)
○○大学〇〇学部〇〇学科○年
Mobile:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:taro.yamada@gmail.com
---------------------------------

 

次に、この署名を毎回文末に手打ちするのではなく、自動で挿入されるように署名の設定を必ず行なっておきましょう。gmailの署名の設定方法は下記となりますので参考にして設定を進めて下さい。

署名には最大 10,000 文字を入力できます。

  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン 設定 次へ [設定] をクリックします。
  3. [署名] のボックスに署名のテキストを追加します。必要に応じて、画像の追加や書式の変更を行うことで、メッセージの体裁を整えることができます。
  4. ページ下部にある [変更を保存] をクリックします。

出典:Gmail ヘルプ

 

ここまでの設定を完了したら署名については完璧ですので安心して下さい。相手がメールを見て分かりやすいような設定をするのは社会人になってからも必要になってくるので是非、覚えておきましょう。

 

ポイント

・署名を挿入して「どこの誰なのか?」をしっかり伝えよう!

・事前に署名を設定しておこう!

 

【準備3】迷惑メールの設定

このステップはどちらかと言うと一番最初ではなく、就活でメールを使い始めた時に設定するものです。就活のメールアドレスを使用していると「メールが届いていない!」となることがありますが、可能性としては迷惑メールの受信フォルダに振り分けられている可能性があります。

 

これをずっと見逃し続けてしまうとメールを永遠に確認できなくなってしまうので必ず就活のメールは迷惑メールの受信フォルダも確認しましょう。そして、本当に迷惑メールならそのままでも良いですが、受信したいメールが迷惑メールとして扱われていたら通常の受信フォルダに入るように設定をすると今後、迷惑メールに振り分けられません。

 

これは僕が就活をして分かったリアルな情報です。稀に、OBOGからのメールや、企業からの選考の連絡が迷惑メールに振り分けられて焦る事があるので何度も言いますが迷惑メールの受信フォルダは必ず確認しましょう!これはどのサイトにも書かれていないと思います。

 

Gmailの迷惑メール解除の設定方法は下記になりますので確認しておきましょう。

  1. iPhone または iPad で、Gmail アプリ Gmail を開きます。
    : Gmail アプリをお持ちでない場合は、ダウンロードしてください。
  2. 左上にあるメニュー アイコン メニュー 次に [迷惑メール] をタップします。
  3. 迷惑メールではないメールを選択します。
  4. その他アイコン その他 次に [迷惑メールではない] をタップします。

ヒント: 今後 [迷惑メール] に分類されるのを防ぐには、次のように対応します。

出典:Gmail ヘルプ

 

ポイント

・就活中は迷惑メールのフォルダも常に確認しよう!

・迷惑メールに必要なメールが振り分けられていたら設定で直そう!

 

メールの件名と本文の書き方

 

メールの本文の書き方には4つの手順があります。本記事では「OBOG訪問の依頼」を例にして解説をしていきます。他の就活サイトを見るとOBOG訪問のテンプレートがあったりするのでそれを参考にしても良いですが、コピペして変更部分だけ編集したメールは明らかに不自然ですので注意して下さい。

 

また、同じようなメールを就活生は送るのでこれこそ超量産型就活生となってしまい、受信者は「なんでみんな同じ文章なんだろう?」と不思議な気持ちになるので明らかなコピペは僕はおすすめしません。

 

それでは、例も合わせながらメールの件名と本文の書き方について解説をしていきます。

 

【手順1】件名を分かりやすく書く

まずは件名を決めます。件名で大切な事は、パッとメールの件名を見た時にその内容が想像できる事です。社会人目線で見ると件名を見て返信の優先順位を決めたりする人もいるので必ずそのメールの内容が分かりやすいように書きましょう。また、件名の最後には名前も入れておくと良いと思います。

 

【OBOG訪問のお願い】〇〇大学山田太郎と申しま

 

このような感じでシンプルでOKです。

 

【手順2】本文冒頭に宛名を書く

これはメールをあまり使っていない就活生の皆さんには馴染みがないかもしれませんが、メールの本文の冒頭に宛名を書くのが社会人になっても常識となっています。宛名は、相手の会社名、分かれば部署、相手の名前です。

 

〇〇株式会社 〇〇 

田中様

 

【手順3】挨拶を書く

宛名の次は挨拶です。あまりガチガチな挨拶をするよりかは自然なものにした方が印象はいいと思います。「拝啓〜」とかやめましょう。変です。何度かのメールのやり取りの場合は「いつもお世話になっております。」と書けばOKです。

 

〇〇株式会社 〇〇部 

田中様

初めまして。突然のメールにて失礼致します。

 

【手順3】自己紹介を書く

送信する相手に対して初めてメールを送信する場合には簡単な自己紹介をしましょう。就活生である事、学校名、名前があれば十分です。

 

〇〇株式会社 〇〇部 

田中様

初めまして。突然のメールにて失礼致します

現在、就職活動をしております〇〇大学山田太郎と申します。

 

【手順4】分かりやすく要件を書く

ここから要件を書き始めます。なるべく簡潔に書く事と、間違った敬語を使わないように意識しましょう。ここではOBOG訪問のお願いを例にしていきます。OBOG訪問の日時を決めることがメインとなると思いますが、就活生側からできるだけ多くの日時候補を提案しましょう。僕は5日間は候補として提示をしていました。少なすぎると失礼にもなる可能性があります。

 

また、社会人の方は日中は忙しいのでコツとしては「平日の12時以降いつでもいきます!」というスタンスだと決まりやすいです。そうすることによって、12時からの昼休みか、仕事終わりの時間帯で相手が指定してくれる可能性が高いからです。学生なので仕方ないかも知れませんが15時指定などしてしまう就活生は常識ないと思われます。

 

〇〇株式会社 〇〇部 

田中様

初めまして。突然のメールにて失礼致します。

現在、就職活動をしております〇〇大学山田太郎と申します。

就職活動を通して〇〇業界で活躍されている貴社に興味を持ち、

〇〇様にOBOG訪問させて頂きたく思いご連絡させて頂きました。

下記で訪問可能な日時を教えて頂けますと幸いです。

2月1日    12時以降

2月2日 12時以降

2月3日 12時以降

以上、ご検討のほど、宜しくお願い致します。

---------------------------------
山田 太郎(Taro Yamada)
○○大学〇〇学部〇〇学科○年
Mobile:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:taro.yamada@gmail.com
---------------------------------

 

これでメールのOBOG訪問依頼メールの完成です。シンプルかつ自然なメール内容となりました。今回は「OBOG訪問の依頼」を例に解説をしましたが、他の要件のメールでも本文以外は同じなので参考にして頂ければと思います。

 

まとめ

今回は、就活におけるメールの書き方について徹底的に解説をしました。本記事を見て頂ければ就活でのメールがどこかの就活サイトのテンプレートのように不自然でなく、シンプルなものになります。また、社会人になっても必要なスキルとなりますので就活を機会にマスターしておきましょう。では、良い就活ライフを!

  • この記事を書いた人

saison

東京六大学を卒業後、大手総合商社に入社。 その後、エネルギー部門に配属されるが、 Eronと起業する決意し、2020年1月に退社する。 自身の影響力を高める挑戦としてインターネットでビジネスを開始。 Eronとは中学生時代からの同級生。

-就活

© 2020 Eron × saison Blog Powered by AFFINGER5